Tanto las grandes como las pequeñas empresas se han visto obligadas a detener su producción, y la mayoría de ellas no tienen ni idea de lo que vendrá después ni de cómo sobrevivir a esta situación. Debido a la rapidez con que cambian las cosas cada día, es muy difícil tener una idea clara de los pasos que hay que dar, ya que parece haber más preguntas que respuestas.
¿Dónde estamos ahora y qué va a pasar?
Por desgracia, hay muy pocas certezas. Muchas ramas industriales y proveedores de servicios han notado una disminución de la demanda de servicios y productos (a menudo hasta cero). Como consecuencia, muchas empresas no pueden cumplir sus obligaciones financieras con sus socios y empleados. Esto ha hecho peligrar miles de puestos de trabajo, e incluso los autónomos han reducido su actividad, con el consiguiente aumento de las tasas de desempleo. El efecto global de todo ello es que el poder adquisitivo de la población también disminuirá y repercutirá negativamente en la estabilidad económica y su recuperación.
En la actualidad, esto significa que hay un mayor impulso para mantener la producción de los servicios esenciales, incluido el ámbito médico. Mientras capeamos el temporal, también es importante que las empresas estén preparadas para volver a ponerse en marcha una vez que la pandemia empiece a remitir.
¿Cómo será el mundo después del coronavirus? Es una pregunta difícil de responder ahora mismo, pero lo que sí sabemos con seguridad es que probablemente supondrá una expansión de los negocios en línea.
La gestión también será diferente, ya que más personas acabarán trabajando desde casa, lo que puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero. También es probable que aparezcan nuevos modelos empresariales y educativos, y la comunicación a larga distancia se convertirá en un elemento básico.
Nueva oportunidad
Aunque la pandemia ha afectado negativamente a las empresas, todavía existen oportunidades para mejorar la forma de hacer las cosas, y queremos centrarnos en una en particular: la auditoría de sus procesos. Los directivos deben tomarse un momento para pensar cómo alcanzar la máxima eficiencia laboral y optimizar los procesos en su empresa, sobre todo si se tiene en cuenta que puede haber futuras pandemias o acontecimientos mundiales inesperados que afecten a los negocios. El primer paso es maximizar la capacidad de la empresa, lo que podría implicar remodelar su estructura actual para el funcionamiento en línea.
El rápido desarrollo de la tecnología moderna va en aumento, y actualmente existe en el mercado una herramienta que ayuda a gestionar automáticamente los procesos mediante inteligencia artificial. Esta herramienta puede responder a los cambios en cuestión de segundos y replanificar los procesos para que se establezcan de la forma más eficiente posible, lo que se traduce en mejores resultados empresariales.
Para las empresas también será importante recuperarse rápidamente de la situación actual y prepararse para el crecimiento económico.
Comenzar con la revisión del proceso
En particular, las empresas deben tener un plan de crisis bien preparado.
Hasta ahora, las empresas han pensado en los procesos desde el punto de vista de su implantación u optimización. Sin embargo, la situación económica actual debida a la pandemia obliga a las empresas a pensar en cómo mantener la empresa en funcionamiento incluso en condiciones en las que los trabajadores deben estar en casa, ya sea por tener que cuidar de los niños que no pueden ir al colegio, ya sea por los protocolos de cuarentena obligatorios.
Tomemos como ejemplo la contratación de nuevos empleados, un proceso del que se ocupan todas las empresas. Si una empresa no tiene un proceso perfectamente trazado, los empleados pueden trabajar en determinadas tareas independientemente de sus compañeros. Por ejemplo, puede ocurrir que se invite a un candidato a la segunda ronda de selección sin pasar por la entrevista inicial. O puede darse la situación de que a los candidatos se les hagan las mismas preguntas tanto en la primera como en la segunda ronda de selección, lo que desvirtúa el propósito. La empresa no sólo pierde el tiempo que podría haber invertido de forma más eficaz, sino que también puede dar lugar a una duplicación de los datos.
Veamos ahora cómo podría ser la misma situación. Las empresas suelen tener un procedimiento elegido de forma puramente natural para cumplir con sus pedidos, así como con los asuntos internos administrativos rutinarios. Sin embargo, estos procedimientos no están ordenados visualmente. Sólo después de dibujar el mapa mental podrán visualizar plenamente los procesos. En este punto, un directivo puede querer centrarse en la continuidad de los pasos individuales y descubrir un curso de acción más eficiente. Este es un ejemplo de la importancia de trazar primero los procesos. Nuestros consultores estarán encantados de ofrecer apoyo en este asunto, además de ayudar a organizar el seguimiento de las tareas, señalar los cuellos de botella y sugerir mejoras. Esto se hace dibujando los procesos con subtareas específicas directamente en ApuTime. La dirección también decide las competencias de los empleados y asigna tareas a los empleados responsables, de modo que la contratación sólo tenga que realizarla un empleado de RRHH en lugar de un técnico de servicio.
Veamos cómo podría desarrollarse esto en un día laborable determinado. El lunes por la mañana, una empleada del departamento de RR.HH., la Sra. Smith, se conecta a ApuTime, donde ve la tarea "1. Ronda de entrevistas con el Sr. Hanson". La tarea puede ir acompañada de un CV y de un documento con preguntas para hacer al candidato, cuyas respuestas se rellenarán durante la entrevista. Al trabajar desde casa, todo lo que tiene que hacer es realizar una videollamada con el candidato y formularle las preguntas adecuadas. Una vez finalizada la entrevista de la primera ronda (y completado el documento), se completa la primera tarea, y sólo entonces se desbloqueará la segunda tarea ("2. Entrevista con el Sr. Hanson"). La segunda tarea puede asignarse a otro miembro del equipo, la Sra. Newman, que puede entonces rellenar las respuestas que se adjuntan en el documento. La Sra. Newman puede estar segura de que el candidato ha superado la primera ronda del procedimiento de selección sin tener que consultar a sus compañeros ni volver a comprobar los resultados.
Esto es sólo un ejemplo de proceso. Imaginemos que una empresa tiene decenas o centenares de estos procesos. Vigilar cada uno de ellos, comprobar si se cumplen antes de la fecha límite y controlar cuánto tiempo dedican los empleados a las tareas sería una tarea muy difícil sin las herramientas adecuadas. Con ApuTime puede hacerlo fácilmente accediendo a la aplicación, en cualquier momento y lugar, por lo que trabajar desde casa no es un obstáculo.
¿Está preparado para el futuro? Póngase en contacto con ApuTime para prepararse, le ayudaremos.
