De media, los empleados perdieron 162 minutos al día en trabajo improductivo el año pasado. Invirtieron el 37% de su tiempo en tareas y comunicaciones inútiles, el 30% en papeleo inútil y otro 33% en tiempos muertos debidos a una planificación caótica (¡oh, esas prioridades!).
A menudo oímos la frase "lo hacemos porque la dirección quiere que lo hagamos" (véase el gráfico).
Todo el mundo está de acuerdo en que el aumento de la procrastinación involuntaria también se debió a la pandemia de COVID, que obligó a gran parte de los empleados a trabajar desde casa. Sin embargo, las empresas no estaban preparadas para tal situación.
Realizamos la encuesta en 267 empresas de diversas especialidades. Respondieron empleados, jefes de proyecto y directores generales de empresas de todos los tamaños (desde las más pequeñas hasta corporaciones). El análisis se centró en los "trabajos de oficina", es decir, las actividades laborales intelectuales realizadas con tecnología informática, no en los trabajos de fabricación y manuales .
Las empresas pierden parcialmente el control sobre sus empleados durante la pandemia. Suelen intentar restablecerlo poniendo más énfasis en la administración. Más correos electrónicos, más reuniones, más informes. La comunicación entre equipos rara vez es la ideal. Los directivos no están acostumbrados a asignar tareas y controlar a sus equipos a distancia, a menudo ellos mismos son improductivos. En 2020, el empleado medio perdió cuatro meses de tiempo de trabajo, lo que equivale a 6.519 * dólares (138.798 * coronas checas), si se calcula por salario medio.
Pero, de hecho, una mejor organización del trabajo puede aliviar inmediatamente la sobrecarga de trabajo de los empleados y evitar contrataciones innecesarias. El aumento de la productividad laboral puede ser entonces la clave para aumentar la competitividad sin recortes financieros ni despidos.
Se tolera el trabajo improductivo "en la oficina", la industria quebraría con ese planteamiento
Lo irónico es que, mientras en producción se controlan rutinariamente los tiempos de inactividad por minutos, en las oficinas se pierden muchas horas cada día, pensando que no hay otro remedio. "Teniendo en cuenta el trabajo de técnicos y directivos, sólo un análisis detallado puede mostrar quién trabaja realmente y quién "parasita". Obviamente, algunos empleados empezarían a sudar y a reconsiderar su carga de trabajo", comenta sobre los datos de la encuesta Ivo Šnajdr, auditor especializado en consultoría de sistemas de gestión.
Sin embargo, una productividad más baja no significa necesariamente que la gente se dedique a hacer el vago. Durante las entrevistas, los empleados nos dijeron a menudo que, a pesar de su baja productividad, eran incapaces de completar las tareas y a menudo hacían horas extras. Los datos también mostraron que las empresas más improductivas son la Administración del Estado y sus organismos: en realidad, no está claro qué actividades crean valor y cuáles no. Y nadie quiere hacer trabajo extra ni ser despedido por redundante.
La inteligencia artificial ayuda a aumentar la productividad laboral
La inteligencia artificial puede contribuir significativamente a aumentar la eficiencia. El aprendizaje automático y la robótica, que desempeñan un papel crucial en las industrias, han evitado las oficinas hasta ahora. Ahora las cosas empiezan a cambiar.
Los sistemas básicos de planificación, los tablones de anuncios electrónicos y las listas de tareas pendientes no hacen sino duplicar el pensamiento humano con todos los problemas que ello conlleva. Planificamos por lo que nos resulta cómodo en lugar de por lo que hay que hacer, no nos ponemos a trabajar en tareas útiles pero de falsa prioridad, los directivos priorizan su propio tiempo sobre el de su equipo... y así sucesivamente.
Las grandes multinacionales tecnológicas utilizan un sistema de productividad laboral gestionado por inteligencia artificial. Puede ser estrictamente justo e imparcial. Por desgracia, muchas grandes empresas de los sectores no tecnológicos no disponen de tales sistemas. La situación es aún peor en el sector público y en las pequeñas y medianas empresas, donde a menudo faltan herramientas sencillas de trabajo en equipo y los empleados trabajan en el caos.
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* Derivado del salario bruto mensual medio en el segundo trimestre de 2020 por valor de 1.609 USD (34.271 CZK) según el análisis de la Oficina Checa de Estadística y el fondo de tiempo de trabajo para 2020. APUtime publica la tasa de tiempo de trabajo improductivo basándose en un análisis de 267 empresas de diversos tamaños y especializaciones. El análisis se centra únicamente en los "trabajos de oficina", es decir, las actividades laborales intelectuales realizadas con tecnología informática.
