A lo largo de mis veinte años de vida profesional, he dirigido una larga serie de equipos de grandes proyectos, afirma Hynek Orság.
Mi experiencia más larga procede de la región de Moravskoslezský, donde hemos gestionado más de 300 proyectos en 10 años con un volumen de financiación de casi 14 000 millones de coronas checas. Lo más frecuente es que hayamos administrado un área medioambiental, pero ni mucho menos sólo eso. Nos hemos ocupado de infraestructuras viarias, administración de fincas, edificios, educación y muchas más.
La creación de nuestra propia empresa, centrada en la gestión de proyectos a medida, representó otro paso lógico. Estamos más familiarizados con el área de medio ambiente, por lo que nos concentramos principalmente en ella. También ofrecemos servicios de consultoría especializada.
En la actualidad, colaboramos activamente en la gestión de proyectos con aproximadamente el 10 % de las entidades de la administración pública de la República Checa. Además, colaboramos con muchas empresas privadas. Básicamente, estamos aquí para todas las entidades que no tienen capacidad propia para gestionar proyectos de mayor envergadura, de modo que se cumplan todos los requisitos legislativos y, al mismo tiempo, se consiga el mejor resultado posible en un tiempo definido.
En la práctica, actuamos como representantes del inversor con competencias y obligaciones definidas con precisión. Tenemos a nuestra disposición todas las profesiones especializadas: abogados, diseñadores, especialistas en legislación y otros.
La mayoría de nuestros especialistas poseen un conocimiento muy profundo del campo, pero no tienen capacidad para gestionar y coordinar la relación con otras profesiones. Necesitan recibir instrucciones y procesarlas.
Actuamos principalmente como coordinadores de carrera, como garantes que supervisan el cumplimiento de los plazos, así como de todos los requisitos necesarios. Somos competentes para asumir el control de todo el proyecto: planificarlo, gestionarlo, asegurarnos de que se cumplen todas las relaciones y ocuparnos de la documentación.
¿Cuál es la realidad actual de la gestión de proyectos en la administración estatal?
Los tiempos modernos traen cada vez más complicaciones en forma de un aumento extremo de los trámites burocráticos, que impiden a las entidades de la administración pública, pero también a los empresarios, ocuparse de su trabajo (o negocio). El volumen de "lastre" ha aumentado inmensamente incluso en el sector público, pero no guarda ninguna relación con la gestión de proyectos.
Cuando se trata de un proyecto de inversión, es necesario contar con especialistas cualificados que puedan procesar muy bien la parte técnica de las instrucciones, con personas que tengan experiencia en inversiones y con un gestor de proyectos experimentado. Siempre que cuente con todos estos componentes, las cosas pueden ir bien.
Sin embargo, en el sector público los aspectos políticos pueden interferir al mismo tiempo. No se puede realizar ningún acto fundamental sin la toma de decisiones colectiva de una autoridad local. Por lo tanto, dar cualquier paso es mucho más complicado en el sector público que en el comercial.
En los últimos años, tengo la sensación de que el ritmo se está ralentizando gradualmente en el sector público. Es una cuestión de recursos humanos: se trata de la disponibilidad de personas de alta calidad y con experiencia, ya que sólo hay unas pocas en el mercado laboral. Es muy difícil encontrar a la persona adecuada: una persona que pueda integrarse fácilmente en un equipo sin necesidad de una larga formación; alguien a quien se le pueda confiar la responsabilidad necesaria.
Luego, por supuesto, está la cuestión de las herramientas tecnológicas disponibles necesarias para la gestión de proyectos y la forma en que las utilizamos.
El resultado de todas estas influencias es el hecho de que el problema permanente de la sociedad actual es una procrastinación sin fin. Todos los demás problemas están relacionados con ella.
¿Cómo se relacionan la administración estatal y la local con las tecnologías de gestión de proyectos?
Uno de los principales problemas es la falta de personal cualificado y motivado. Cuando diriges un proyecto, a menudo haces inversiones que ascienden a 500 millones de coronas checas, y no puedes confiar esos proyectos a personas que nunca han hecho un trabajo similar.
Si echamos un vistazo a los pueblos pequeños, veremos que sólo disponen de unos pocos trabajadores y no hay nadie que se ocupe de la gestión del proyecto. La misma situación se da en las pequeñas empresas. Por lo tanto, no hay espacio para el debate sobre el uso de una herramienta que sería de ayuda.
Una necesidad candente surge en el momento en que hay que gestionar equipos de decenas de usuarios.
Las grandes "empresas" -pienso en ministerios o autoridades centrales de la administración estatal- disponen de herramientas tecnológicas para la gestión de proyectos. Sin embargo, no conozco muchas entidades que utilicen realmente esas herramientas, al menos para cumplir los plazos, comunicarse con todos los proveedores y socios y tener una visión general de las actividades relacionadas con el proyecto.
Una razón habitual para evitar el uso de asistentes electrónicos es la mera aversión humana a estar "bajo control". Hemos intentado en repetidas ocasiones implantar los sistemas de control en grandes organizaciones dependientes de la administración estatal. Pero siempre nos hemos encontrado con obstáculos increíbles relacionados con el estado mental de las personas. La gente lo percibía como un "látigo" en manos de un alto ejecutivo. Independientemente de cualquier explicación, no fuimos capaces de explicarles que un asistente electrónico de este tipo representa una gran ayuda.
Por último, pero no por ello menos importante, está relacionado con el trabajo con el ordenador. Los usuarios comunes sólo utilizan un fragmento de las posibilidades que ofrecen herramientas sencillas, como Outlook o Excel. En el momento en que aparece algo más complejo o, digamos, más robusto, el obstáculo es simplemente demasiado grande. Las personas que estaban dispuestas a acostumbrarse a trabajar con el nuevo sistema eran minoría. Hasta ahora seguimos colaborando con muchos de ellos.
¿Cuándo es el momento en que no puede vivir sin tecnología?
Siempre se puede gestionar un cierto número de proyectos utilizando la llamada "vía empírica". Pero una vez que te acercas a este límite, tienes que emplear dos medidas importantes. En primer lugar, hay que reforzar el equipo buscando a otras personas con experiencia. En segundo lugar, tienes que ayudarte a ti mismo utilizando alguna herramienta.
En el pasado, probábamos muchas cosas. Mi experiencia con el uso de herramientas de fácil acceso para la gestión de proyectos era, digamos... al cincuenta por ciento.
Las herramientas gratuitas sencillas tienen enlaces fijos, lo que significa que no nos permiten utilizar la flexibilidad necesaria. Algunos de nuestros proyectos son muy complejos y tardarán X años en completarse. Con esos proyectos, las opciones no eran suficientes en absoluto y la eficacia casi rozaba el uso de papel y lápiz.
Aunque las herramientas masivas y robustas tenían la flexibilidad necesaria, también suponían un enorme coste de adquisición, no sólo durante la inversión, sino también durante el funcionamiento. Antes de que una persona aprenda a utilizar un sistema de este tipo, necesita una cantidad de tiempo desproporcionada. Y aunque sepas introducir correctamente el proyecto en un sistema de este tipo, cuando se produce cualquier cambio, tienes que volver a planificar manualmente todos los plazos y recursos, lo que supone más pérdidas de tiempo. En algunos momentos, tuve la sensación de que empezaba a retrasar a la gente en lugar de ayudarla.
¿Por qué piensa "apoyarse" en APUtime?
Para nuestra empresa, es inmensamente importante que podamos planificar la gestión de proyectos a nuestra manera y trabajar con un sistema que sea lo suficientemente flexible. Como es sabido, los proyectos cambian de un día para otro, por lo que tenemos que adaptarnos sin parar a las nuevas situaciones y circunstancias, ya que influyen en los procesos de preparación y ejecución. Nuestra realidad cotidiana consiste en controlar los plazos y recalcular constantemente calendarios y costes.
Ahora mismo, preparamos un periodo de planificación de siete años para nuestros proyectos. En este momento, ya sabemos que habrá tal cantidad de trabajo que no podremos salir adelante sin herramientas fiables para gestionarlo.
En un momento dado, gestionamos entre 20 y 30 grandes proyectos desde un mismo lugar. Para nosotros, un proyecto supone la colaboración de 5-6 profesionales -especialistas- y una veintena de proveedores -empresas-. Tenemos que comunicarnos constantemente con todos ellos. Queremos ofrecer a nuestros clientes la oportunidad de seguir activamente en línea el desarrollo de su proyecto: lo que ya se ha completado y en lo que se sigue trabajando.
APUtime es lo suficientemente flexible para nosotros, pero al mismo tiempo es fácil de usar para que podamos trabajar muy bien con el sistema. También hay una enorme conformidad durante el funcionamiento diario y durante el recálculo constante de todo, como los plazos para los cambios, el tiempo necesario, el tiempo consumido, la carga de trabajo de las personas y todas las demás cosas.
Personalmente, para mí otra cosa importante es que APUtime utiliza inteligencia artificial, lo que significa que mantenemos la ventaja sobre los demás (ya la tenemos gracias a nuestra experiencia y a un gran equipo).
Partimos de un grupo básico de diez gestores de proyectos. Sin embargo, todo apunta a que el número finito de usuarios internos de APUtime rondará los cincuenta. También consideraremos la posibilidad de contratar colaboradores externos. En pocas palabras, creceremos juntos.
