APU actúa como un colega humano; no es un simple tablón de anuncios. Esta es una de las razones por las que un Asistente Virtual de Proyectos lleva un rostro real. Concédase un minuto e imagine que es una persona.
Contratamos a un nuevo miembro del equipo
Para que un nuevo compañero esté completamente formado e integrado pueden pasar al menos unas semanas, no sólo un par de días. Pueden pasar meses antes de que empiece a beneficiarse realmente de su trabajador en activo. Por favor, olvide por un momento cuánto tiempo y dinero costó el proceso de búsqueda anterior (anuncios, entrevistas). Consideremos sólo el coste del equipo y las herramientas de trabajo, y luego toda la energía y el tiempo de los compañeros que ayudan en la formación de un recién llegado. Añadamos los costes salariales, incluida la seguridad social y el seguro médico (cotizaciones), independientemente de que el proceso de incorporación sea un éxito.
"Se tardan tres semanas en encontrar la puerta adecuada al primer intento", dice una de nuestras clientas. Y no es la única. El proceso de incorporación dura entre uno y tres meses en la mayoría de las empresas, dependiendo de la complejidad del puesto y de la experiencia previa del recién llegado.
Hay que explicar a un nuevo compañero a qué se dedica la empresa y para quién, presentarle a otros compañeros en equipos individuales, el estilo de trabajo en equipo, el entorno laboral y los contratos de la empresa, las normas de comunicación. Transmitimos el saber hacer de la empresa. Les dedicamos nuestro tiempo y el de nuestros colegas. Lo hacemos para alcanzar un único objetivo con una única expectativa: tras un periodo de prueba, trabajarán de forma autónoma, crearán valor añadido para el conjunto de la empresa y serán beneficiosos para sus colegas. En otras palabras, nuestra inversión será rentable. Si tenemos éxito, pueden pasar varios meses, a veces años.
El proceso de incorporación de APU es casi idéntico. Solo hay que restar todos los aspectos incómodos.
- Sin costes de publicidad
- Sin entrevistas
- Sin equipo ni herramientas de trabajo
- Su colega virtual tardará una o dos semanas en rendir a la perfección, pero sólo unos minutos en empezar a ayudarle. La velocidad de incorporación será directamente proporcional al tiempo que estés dispuesto a invertir.
Un paralelismo aparentemente inimaginable
APU empieza como un becario muy junior. Absorbe literalmente toda la información que le das como una esponja. Recuerda de forma inmediata y permanente todo lo que le cuentas sobre la empresa y los equipos. Cuanto más tiempo y energía inviertes al principio, más recibes de vuelta. Inmediatamente. Sin esperas ni incertidumbres.
APU necesita conocer a sus colegas y sus funciones, su horario de trabajo, su agenda en el calendario, en qué están trabajando, en qué proyectos participan, cuáles son las prioridades de la empresa, así como los plazos que son vinculantes y deben cumplirse. No le importa quién trabaja a tiempo completo o parcial, si se trata de un miembro interno o externo del equipo. Le importa quién, cuándo y para qué puede ser utilizado.
Una vez que obtiene la información necesaria, lo que suele ser cuestión de horas, el becario junior se convierte en un asistente ejecutivo. Pone en marcha sus habilidades informáticas y, en apenas unos segundos, establece los horarios de trabajo óptimos para toda la empresa, teniendo plenamente en cuenta todos los requisitos mencionados anteriormente. No se olvidará de nada y, si no se ha equivocado al introducir las entradas, obtendrá el resultado perfecto.
Revelará de inmediato lo que se puede y lo que no se puede conseguir de verdad. Que ralentizará a otros compañeros porque no podrán realizar el trabajo (ninguno de nosotros -a no ser que seamos robots- podemos trabajar 24 horas al día, 7 días a la semana, a todo ritmo). Que calculará cuándo se puede hacer realmente el trabajo. Depende del jefe de proyecto o de la dirección de la empresa lo que hagan con la información: apoyar más al equipo o retrasar el plazo.
Para cada miembro del equipo, APU prepara una "lista de tareas pendientes" o lista de tareas, cuidadosamente ordenada según las prioridades. Las tareas importantes están "en primera fila"; las menos importantes se encuentran al final de la lista. Por supuesto, puedes empezar a trabajar en cualquiera de ellas, pero merece la pena seguir las recomendaciones de APU.
Desde el primer encargo (desde que se coloca la primera tarea), mantiene cuidadosamente a la empresa en "el buen camino". Sin parar. Responde inmediatamente a cualquier cambio de un miembro del equipo (por ejemplo, una nueva reunión en el calendario), comprueba todos los horarios y realiza ajustes si es necesario.
¿Más formación? APU puede aprender de cada tarea, proyecto y cambio común. Cada paso adicional permitirá planificar un poco mejor (basándose en la experiencia previa).
¿Se da cuenta? No te gustará darlo, pero si es así, es cuestión de minutos. Sin indemnización por despido. Simplemente rescisión del contrato en un segundo. Como mucho, tu equipo real puede protestar porque ya se acostumbró a su APU.
Así pues, la tarea más difícil a la hora de contratar APU es ponerse de acuerdo sobre su nombre.
Fin del paralelo. Y son buenas noticias.
APU no comete errores, siempre está lleno de energía, no se va de vacaciones ni se pone enfermo, no se marcha antes de que acabe el periodo de prueba, no llama por teléfono en la oficina, no bebe mucho café, no tiene envidia. Siempre está de buen humor. Le encantan los cambios constantes y las tareas complejas. Nunca pone objeciones ni critica a nadie ni a nada. Recibe información y ofrece posibles formas de alcanzar los objetivos.
No puede sustituir a un humano. Y de nuevo, no es una mala noticia.
La APU no tiene emociones. No reconoce cuando estamos cansados. Nunca sustituirá a un ser humano. Sin embargo, puede sustituir el trabajo improductivo para que los humanos podamos crear, desarrollar nuestra empresa y a nosotros mismos y tener tiempo para lo que es REALMENTE importante.
